كيفية إنشاء RFP برنامج مؤتمرات الفيديو للأعمال التجارية يحركها النتائج

نصائح لصياغة مشروع ناجح لبرنامج مؤتمرات الفيديو عبر الفيديو RFP

لماذا يجب عليك إنشاء برنامج طلب عروض لمؤتمرات الفيديو التجارية (RFP) عندما يقوم البائعون بالفعل بإدراج خطط التسعير الخاصة بهم عبر الإنترنت؟ الإجابة المختصرة هي أن الطلبات تزودك بعلامات اقتباس مخصصة وتجعل من السهل مقارنة أفضل الخيارات. أنت تسلط الضوء على جميع متطلبات وتوقعات الشراء الخاصة بك ، ثم يرسل مقدمو البرامج مقترحات تغطي كل شيء بدءًا من تكاليف الإعداد إلى خدمات الدعم ، مما يساعدك على تصفية الأنظمة الأساسية التي تنقصها وإنشاء قائمة مختصرة أكثر استهدافًا بناءً على أولويات التعلم والتطوير الخاصة بك. لذا ، ما الذي يجب عليك تضمينه في طلب تقديم العروض الخاص بك ، وكيف تتابع مع البائعين؟

8 نصائح لكتابة RFP لمؤتمرات الفيديو الناجحة للمؤسسات

1. حدد نطاق تنفيذ البرنامج

كيف ستستخدم برنامج مؤتمرات الفيديو في مؤسستك؟ ما هي التحديات المحددة التي يجب أن تساعدك على مواجهتها؟ ما السرعة التي تحتاجها لتنفيذه؟ هذه كلها أسئلة يجب الإجابة عليها في مقدمة طلب تقديم العروض. يجب أن يغطي القسم الأول جميع تفاصيل التنفيذ الأساسية ونطاق المشروع حتى يعرف البائعون كيف يرتبط منتجهم بأولويات التعلم والتطوير الخاصة بك أو ما إذا كان قيد التشغيل. على سبيل المثال ، قد لا تكون برامجهم مناسبة تمامًا لمؤسستك الكبيرة لأنها تركز على عملاء الشركات الصغيرة والمتوسطة.

2. توضيح ميزانيتك

لست بحاجة إلى وضع جميع البطاقات على الطاولة وإخبارهم بحد الإنفاق. ما عليك سوى تضمين تقدير للمبلغ الذي يمكنك تخصيصه للترخيص أو لكل مستخدم. على سبيل المثال ، أنت على استعداد لإنفاق مبلغ X للحصول على ترخيص لمرة واحدة أو للاشتراكات الشهرية. قد يؤدي هذا إلى استبعاد بعض البائعين فورًا لأنهم خارج نطاق السعر الخاص بك. أو ربما يطلبون رسوم صيانة مستمرة تجعلك تتجاوز الميزانية ، حتى لو كانت تكاليف الإعداد الخاصة بهم ضمن الحدود.

3. تسليط الضوء على توقعات دعم البائعين

القسم التالي من طلب تقديم العروض مخصص لدعم البائعين وتدريب العملاء. ماذا تتوقع من البائع بعد شراء برامجهم؟ هل تحتاج إلى دعم فردي للتخلص من منحنى التعلم؟ هل تبحث عن بائعين يقدمون قاعدة معرفية كبيرة أو مجتمع مستخدم نشط؟ هل أنت على استعداد لدفع المزيد مقابل هذه الخدمات ، أم ينبغي تضمينها في السعر الأساسي؟ يمكنك أيضًا تشجيع شركات البرمجيات على إدراج جميع خيارات الدعم والتدريب في الاقتراح ، حتى لو لم يتم تضمينها في طلب تقديم العروض الخاص بك.

4. تضمين الميزات الأساسية

هذا هو المكان المناسب لسرد جميع الميزات التي يجب أن تحتاجها في مؤتمرات الفيديو الخاصة بالشركات. يمكنك أيضًا ذكر الميزات التي ترغب في امتلاكها ، طالما أنها لا تؤثر على الأسعار. عادةً ما يستجيب البائعون بكل نقاط بيعهم البارزة ، لكن طلب تقديم العروض يوجههم في الاتجاه الصحيح. يمكنهم التركيز على الوظائف الأكثر أهمية لعملك بدلاً من إبراز كل ميزة على موقع الويب الخاص بهم.

5. حدد المواصفات الفنية

لا تحتاج إلى البحث في جميع المواصفات الفنية ومتطلبات الأجهزة لأدوات مؤتمرات الفيديو. ولكن يجب أن يكون لديك فهم أساسي لمجموعة البرامج الخاصة بك للعثور على أداة متوافقة ، بالإضافة إلى المتصفحات والأجهزة التي تحتاج إلى دعمها. هناك خيار آخر وهو الحفاظ على البساطة وتشجيع البائعين على توفير المواصفات الفنية بناءً على تفضيلات موظفيك وإعداد البرنامج الحالي.

6. دع البائعين يعرفون معايير التقييم الخاصة بك

يجب أن يعرف البائعون كيف سيتم تقييمهم بمجرد تقديم عروضهم. ما هي العناصر الأساسية التي تبحث عنها لمعالجة نقاط الألم في L&D ، وأي نظام تستخدمه؟ على سبيل المثال ، لديك طريقة تسجيل تتضمن هذه العناصر العشرة ، بدءًا من سهولة الاستخدام إلى تدريب العملاء. لا ينبغي للمقدمين تقديم ادعاءات كاذبة للتأكد من قيامهم بالقطع النهائي. ومع ذلك ، فإن معايير التقييم تساعدهم في صياغة المقترحات التي تجعل العملية أسهل ، حيث يمكنهم الوصول مباشرة إلى النقطة بدلاً من محاولة تخمين الميزات التي تتوافق مع أهدافك.

7. أذكر المتابعة والمواعيد النهائية

هل تخطط لإرسال استبيانات إلى أفضل الخيارات؟ هل يحتاجون إلى التحضير للاجتماع قبل اتخاذ قرارك النهائي؟ متى تتوقع تلقي مقترحاتهم بحيث يمكنك اختيار الأداة المناسبة في الوقت المناسب؟ قم بتضمين موعد نهائي ومعلومات الاتصال وتعليمات المتابعة لمنح البائعين تنبيهًا. بهذه الطريقة ، يعرفون متى يتوقعون إجابتك وما إذا كانت هناك حاجة إلى أي خطوات إضافية. مقدمي الخدمة من الدرجة الأولى على استعداد للدردشة معك للإجابة على أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديك.

8. قم بمراجعة العروض مع فريقك

من الأفضل الانتظار حتى يكون لديك جميع المقترحات في متناول اليد لبدء عملية المراجعة. بهذه الطريقة ، تمنح الجميع الفرصة لإرسال ردهم والنظر فيه. على سبيل المثال ، لا ترغب في الاستثمار في نظام مؤتمرات الفيديو الأول الذي يقدم اقتراحًا ويترك الآخرين في مأزق ، خاصة وأنهم أخذوا الوقت الكافي للرد وتقديم عرض أسعار مخصص. يجب عليك أيضًا أن تطلب من فريقك المساهمة. قم بتزويدهم بقائمة التحقق أو ورقة النتائج ، ثم قم باستضافة مراجعة مائدة مستديرة. يمكنك أيضًا أن تطلب من كل موظف اختبار نظام أساسي مختلف ثم الإبلاغ عنه مرة أخرى.

استنتاج

مفتاح برنامج مؤتمرات الفيديو التجارية RFP هو المتابعة مع المتابعة. تواصل مع البائعين الذين يستوفون المعايير الخاصة بك ، حتى لو كان لطرح المزيد من الأسئلة أو طلب المزيد من المعلومات. على سبيل المثال ، قم بإعداد محادثة مؤتمرات فيديو للمؤسسة بعد إكمال الإصدار التجريبي المجاني لمناقشة مخاوفك أو الاستفسار عن الوظائف الإضافية وعمليات الدمج التي قد تعمل على تحسين عائد استثمار البرامج. لدى معظم الشركات مندوب مبيعات يمكنه إبراز جميع نقاط البيع وكيفية ربطها بنقاط L&D الخاصة بك.