8 نصائح لمساعدة قادة الفرق على تقديم تعليقات فعالة

ما هي ردود الفعل، ولماذا هي مهمة جدا؟

يتم تقسيم ردود الفعل عادة إلى فئتين: بناءة وإيجابية. في الأول، يناقش المديرون مجالات التحسين، بينما في الأخير، يركز القادة على الإنجازات الشخصية ويقدمون الثناء والتقدير للعمل المنجز بشكل جيد. 68% من الموظفين يرغبون في الحصول على تعليقات أكثر فعالية من مديريهم لأنها تلهمهم وتحسن إنتاجيتهم. بالإضافة إلى ذلك، فإن الموظفين الذين يتلقون التعليقات مرة واحدة في الأسبوع يبلغون عن مستويات مشاركة أعلى بكثير، في حين يتم تقليل استنزاف الشركة بنسبة 15٪. يجد بعض المديرين أن الحديث عن الجوانب السلبية أمر مرهق وصعب، فيقومون بتأخيره حتى مراجعة الأداء. ومع ذلك، فإن تأجيل هذه العملية يمكن أن يعيق تطوير وأداء الموظفين ويضر بنجاح الشركة.

8 اقتراحات يجب على المدير مراعاتها عند تقديم تعليقات فعالة

1. كن محددًا

لتقديم تعليقات فعالة، يجب على المديرين التركيز على أحداث وسلوكيات محددة يحتاج الموظف إلى العمل عليها. يجب ألا يكونوا غامضين، قائلين أشياء مثل “أنا لست سعيدًا بأدائك. أنت بحاجة إلى التحسن.” من المحتمل أن يشعر الموظفون بالارتباك بسبب مثل هذه التصريحات ولن يعرفوا كيفية المضي قدمًا. وبدلاً من ذلك، يجب على القادة التحدث عن أحداث محددة وإنشاء محادثة هادفة تحيط بها. ويجب عليهم أيضًا تجنب التعميمات التي من المرجح أن تضع الناس في وضع الدفاع. على سبيل المثال، بدلًا من القول: “أنت متأخر دائمًا”، يمكنهم أن يقولوا: “لقد تأخرت في الاجتماعين الأخيرين”. بالنسبة لكل جزء من التعليقات التصحيحية التي يقدمونها، يجب أن يكون لدى المديرين أيضًا حل جاهز لاقتراحه وعدم السماح للموظفين بالشعور بالإحباط أو التخلي عنهم. إن تقديم الأمثلة والحفاظ على عقلية النمو سيساعد الموظفين على رؤية أخطائهم كخطوات للتطوير، وليس كعقبات.

2. كن في الوقت المناسب

تظهر المشكلات والأخطاء يوميًا، ويجب على المديرين مناقشتها مع الموظفين على الفور. وهذا يعني أنه لا يجب عليهم الانتظار حتى نهاية الشهر أو العام لمراجعة الأداء. يجب عليهم بدلاً من ذلك تقديم تعليقاتهم البناءة يوميًا أو أسبوعيًا وتسليط الضوء على الأشياء التي تحتاج إلى تحسين أو الثناء على إنجازات شخص ما. من المناسب التحدث في أكتوبر عن شيء حدث في يوليو. سيكون تذكر الجميع للأحداث سيئًا، وقد ينشأ سوء فهم. بالإضافة إلى ذلك، تعمل التغذية الراجعة في الوقت المناسب على تصحيح الأخطاء والسلوكيات من الجذر وتجنب تأثير الدومينو للمشكلات المتكررة. ونتيجة لذلك، يتمتع الموظفون بالوقت والفرصة لتحسين أنفسهم ومواصلة تطوير حياتهم المهنية.

3. التركيز على السلوك وليس الشخصية

يتمتع كل موظف بسمات شخصية معينة لها عواقب على جودة عمله. إلا أن انتقاد شخصيتهم بدلاً من انتقاد عملهم سيدفعهم للدفاع عن أنفسهم ويبعدهم هم ومديريهم عن نقطة التركيز. على سبيل المثال، إذا كان شخص ما متعجرفًا، فلا ينبغي للمديرين اتهامه بمثل هذا السلوك، بل بدلاً من ذلك التركيز على لحظات محددة ظهرت فيها غطرسته. إن الحفاظ على الموضوعية سيساعد المديرين على إيصال وجهة نظرهم بشكل أكثر كفاءة، وسيستقبلها الموظفون بطريقة بناءة وليس كطعنة شخصية. ويظهر أيضًا أن المدير يهتم بالموظف ونموه ولا يوجه أي انتقادات شخصية. وأخيرًا وليس آخرًا، يجب على المديرين شرح كيفية تأثير هذا السلوك على نجاح الشركة ولماذا يجب على الموظفين إصلاح أخطائهم لمساعدة الشركة على تحسين صورة علامتها التجارية.

4. اجعلها محادثة

إحدى أهم خطوات تقديم التغذية الراجعة الفعالة هي الاستماع للموظفين ومنحهم الفرصة للتعبير عن وجهات نظرهم. إن مجرد انتقاد أدائهم وعدم السماح لهم بالتحدث سيدفعهم إلى العزلة، مما يجعلهم يشعرون بأن مديرهم لا يهتم بهم فعليًا. ولهذا السبب يجب على القادة الاستماع عن كثب، وربما يدركون أن هناك سببًا وراء ضعف أداء شخص ما أو وجود مشكلة أساسية أكثر خطورة. عندما يعلم الموظفون أن جلسة التعليقات هي محادثة مريحة، فمن المرجح أن يشرحوا أنفسهم بشكل أكثر وضوحًا ويسعوا جاهدين لتحسين أدائهم في مكان العمل. يشعرون بالاحترام كمحترفين وبشر. إن تعزيز بيئة التفاهم هذه سيسمح للموظفين بأن يكونوا جزءًا من الحل بدلاً من إخبارهم بما يجب عليهم فعله فقط.

5. كن متعاطفا

يجب أن يتمتع المدير بالذكاء العاطفي، مما يعني أنه يستطيع فهم مشاعر الناس والتعاطف معها. عندما يقدم القادة تعليقاتهم، فإنهم غالبًا ما يتلقون ردودًا دفاعية من الجانب الآخر من الطاولة. يحدث هذا عندما لا يشعر الموظفون بالأمان أو يشعرون بأن شخصيتهم قد تعرضت للهجوم. ولهذا السبب يجب على المديرين أن يظهروا للموظفين أنهم يهتمون بمشاكلهم وسوف يستمعون إلى جانبهم من الأحداث. ربما انخفض أداء شخص ما بسبب صراعات شخصية حادة. المديرون الذين يحافظون على موقف متعاطف سيجعلون العمال يشعرون بالراحة والرغبة في تحسين أنفسهم. سيشعرون بتوتر أقل بشأن أدائهم وسيركزون على أمورهم الشخصية وأهدافهم المهنية. بالإضافة إلى ذلك، سوف يتحسن التواصل بين الجانبين، وتزدهر العلاقة بينهما.

6. حافظ على خصوصيتك

لكي تكون التغذية الراجعة فعالة، يجب أن يشعر الموظفون أنهم لا يتم الحكم عليهم من قبل أي شخص. عندما يضع المديرون شخصًا ما في مركز المناقشة، قد يشعر الموظفون أن كل الأعين مسلطة عليهم وينتقدون أدائهم. يُفضل الاجتماع وجهًا لوجه لمساعدة الموظفين على الشعور بالأمان. ومن الأفضل أيضًا تجنب التعليقات المكتوبة نظرًا لأن هذا التنسيق قد يبدو باردًا وبعيدًا، وقد تضيع الرسالة. سواء عاد جميع الموظفين إلى المكتب أو كانوا يعملون عن بعد، يجب على المديرين ترتيب اجتماعات وجهاً لوجه. تعتبر مكالمات الفيديو فعالة مثل اجتماعات المكتب. يجب على القادة أيضًا خلق جو مريح لمساعدة أنفسهم على تقديم ملاحظاتهم بكفاءة وجعل الموظفين متقبلين لها. وينبغي تجنب الانتقادات العلنية بأي ثمن لأنها تضع ضغوطا لا تطاق على كلا الجانبين.

7. التركيز على الحلول

بعد أن يقدم المدير ملاحظات فعالة ويكون لدى الموظفين فهم واضح لها، يجب عليهم أن يبتكروا طرق الحل معًا. يجب أن يبدأ المديرون بتقديم المقترحات وتقديم التوجيهات المفيدة. ويجب عليهم أيضًا أن يسألوا الموظفين عن وجهات نظرهم وكيف يعتقدون أنه ينبغي عليهم المضي قدمًا. بالإضافة إلى ذلك، يجب على القادة أن يسألوا الموظفين عن الطرق التي يمكنهم من خلالها المساعدة على طول الطريق. تحتاج القوى العاملة إلى معرفة أن المديرين سيساعدونهم بنشاط على التحسن بأي طريقة ممكنة. لا ينبغي للمديرين إعطاء الأوامر ولكن وضع خطة مع الموظفين تخدم الأفراد والمنظمات على أفضل وجه. عندما يشارك الموظفون في هذه العملية، فمن المرجح أن تزداد مشاركتهم، وسوف تتحسن إنتاجيتهم.

8. المتابعة

لا يحدث التحسن بين عشية وضحاها، وجلسة واحدة من ردود الفعل ليست دائما كافية لتحسين أداء شخص ما. يجب على المديرين ترتيب اجتماعات متابعة مع كل موظف وتسليط الضوء على إنجازاتهم والمجالات التي لا تزال بحاجة إلى التحسين. يجب أن يسمحوا بمرور فترة سخية قبل تقديم تعليقات جديدة. سيساعد ذلك الموظفين على تحسين أدائهم وحل المشكلات التي يجب معالجتها. لا يتمتع الجميع بنفس وتيرة التعلم، ويجب على المديرين أن يكونوا على دراية بمتطلبات كل شخص. وإذا لم يحدث أي تحسن، فينبغي عليهم الامتناع عن إلقاء اللوم. وبدلا من ذلك، ينبغي عليهم تجربة نهج مختلف. يجب أن تكون التعليقات عملية مستمرة تسمح لكل من المدير والموظف بطرح الأسئلة ومعالجة التحديات.

خاتمة

إن تقديم ردود فعل فعالة هو إجراء غير مريح لكل من المديرين والموظفين، ولهذا السبب يتم حذفه أو تأخيره. ومع ذلك، فهي أداة قوية، عند استخدامها بفعالية، تعمل على تحسين التواصل وبناء علاقات قوية وجديرة بالثقة. لا يمكن لأحد التقدم وتطوير حياته المهنية إذا لم يتعلم كيفية تلقي ردود فعل بناءة. المديرون الذين يعرفون أفضل طريقة لتقديم الملاحظات يعززون بيئة متعاطفة حيث يشعر الموظفون بالتحفيز للعمل بجدية أكبر وتحقيق الأهداف المؤسسية والشخصية.