استراتيجيات مثبتة لتعيين ميزانية تأهيل واقعية للموظفين

خطوات إنشاء ميزانية دقيقة

يمكن أن يكون إعداد الميزانية أمرًا بسيطًا نسبيًا. باستخدام ورقة Excel بسيطة أو ورقة Google ، يمكنك إنشاء جدول يحدد التكاليف المتوقعة وتدفقات الإيرادات. ومع ذلك ، فإن الحيلة تكمن في إنشاء شيء واقعي – ميزانية يمكنك الاعتماد عليها وتعكس بدقة احتياجات عملك. دعنا نمر عبر الخطوات.

1. كن واضحًا بشأن أهدافك وأهدافك

القاعدة الأولى هنا هي أن تكون واضحًا تمامًا بشأن أهدافك التعليمية ، قبل وضع القلم على الورق. تعرف بالضبط على النتائج التي تريدها وما الذي تريد أن يتمكن الموظفون الجدد من القيام به بمجرد أن يصلوا إلى السرعة. بمعنى آخر ، تأكد من أنه يمكنك الإجابة على الأسئلة التالية:

• ما هي السلوكيات المحددة التي تريد أن يتبناها الموظفون الجدد؟
• ما هي المهارات المحددة التي تريد أن يتمتع بها الموظفون الجدد؟
• ما هي المعرفة التي يحتاجونها ليكونوا منتجين منذ اليوم الأول؟
• ما هي المعلومات التي يجب أن تكون في قاعدة معارفهم الدائمة من أجل دعم عملهم؟
• ما هي العمليات والأدوات التي تريدهم أن يكونوا مرتاحين لها؟

إذا لم تكن واضحًا بشأن أهدافك ، فسيكون من الصعب إنشاء ميزانية فعالة. تذكر أن تكون واقعيًا ولكن متحفظًا ؛ لا تهدر الموارد في تدريس المهارات الزائدة ، على سبيل المثال ، أو على الأشياء التي من المحتمل أن يتعلمها الموظفون الجدد في الوظيفة.

2. تعرف على حالتك الحالية ومواردك

تحتاج أيضًا إلى إلقاء نظرة واقعية على الحالة الحالية لشركتك ومواردها وقدراتها. وهذا يشمل كل شيء من عدد الموظفين لديك إلى مقدار البنية التحتية التكنولوجية الموجودة لديك.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين ، فستحتاج إلى تخصيص المزيد من ساعات التدريب بشكل عام. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت لديك موارد تكنولوجية منخفضة ، فقد تحتاج إلى تخصيص المزيد من الأموال لاحتياجات البرامج والأجهزة على متن الطائرة.

3. عامل في الإطار الزمني لإعداد الموظف

بعد ذلك ، وضح بالضبط مقدار الوقت الذي يمكنك أن تقضيه في إعداد الموظف. سيساعدك هذا على فهم أفضل لمقدار الأموال التي تحتاج إلى تخصيصها لهذه العملية.

لكن لا تتوقف عند هذا الحد – قم أيضًا بتقييم مقدار الوقت الذي تريد أن تقضيه بالفعل. لا تحتاج إلى استخدام كامل وقت الإعداد المتاح لديك. حدد إطارًا زمنيًا لعملية الإعداد من البداية إلى النهاية ، وقم بوضع جدول زمني مفصل للأحداث. يجب أن يتضمن الجدول الزمني الخاص بك ما يلي:

• التاريخ الذي سيبدأ فيه الموظفون الجدد العمل
• التاريخ المتوقع أن يكونوا منتجين بالكامل
• تفصيل لجميع الأنشطة التي يجب القيام بها من أجل الوصول إلى الإنتاجية الكاملة ، بما في ذلك التدريب والاختبار والتوجيه

مع وجود جدول زمني واقعي في متناول اليد ، فأنت على استعداد لبدء التفكير في كيفية تخصيص أموالك.

4. تخصيص الأموال للعناصر الضرورية

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عامة عما تحتاجه ، فقد حان الوقت لبدء تخصيص الأموال لعناصر محددة. سيختلف هذا اعتمادًا على عملك الخاص ، ولكن بعض نفقات الإعداد الأكثر شيوعًا تشمل:

• مواد التوجيه والوسائل التدريبية
• تكاليف سفر الموظفين
• برنامج Onboarding
• برامج التدريب والتطوير
• وجبات غداء جماعية أو أنشطة اجتماعية أخرى
• الأدوات والمعدات اللازمة لأداء الوظيفة

مرة أخرى ، تأكد من أنك واقعي في ميزانيتك. لا تفترض أنه يجب شراء كل شيء على الفور – فبعض العناصر ، مثل أدوات التدريب ، يمكن إعادة استخدامها أو إعادة استخدامها بمرور الوقت.

من تجربة eWyse ، من الحكمة إنشاء توازن بين التدريب الإلكتروني وتدريب F2F لأن ذلك يؤثر بشكل مباشر على الميزانية النهائية. قد يبدو التعلم الإلكتروني مكلفًا في بعض الأحيان ، ولكن بالمقارنة مع النفقات اللازمة لجمع واستيعاب عدد كبير من الأشخاص ، وكذلك لتعويض مدربي F2F ، فقد يكون مجرد حل أكثر اقتصادا.

5. حساب التكاليف غير المتوقعة

في أي عمل تجاري ، هناك دائمًا تكاليف غير متوقعة. عند إعداد ميزانيتك ، تأكد من السماح ببعض الفسحة حتى لا تندهش من النفقات المفاجئة. قد يشمل ذلك التكاليف المرتبطة بما يلي:

• التعيينات السيئة
• غياب الموظف
• التدريب الذي يتجاوز الإطار الزمني المخطط له
• يجب أن يتكرر الإعداد على متن الطائرة بسبب معدل دوران الموظفين

هناك قاعدة أساسية رائعة تتمثل في منح مهلة بنسبة 10٪ لميزانيتك المقدرة. لذلك ، إذا كنت تتوقع إنفاق 10000 دولار على تطوير دورة التعلم الإلكتروني للموظفين ، على سبيل المثال ، فضع 11000 دولار في ميزانيتك.

كيف تحافظ على انخفاض التكاليف؟

بمجرد إعداد ميزانية واقعية ، هناك عدة طرق يمكنك من خلالها خفض التكاليف بشكل أكبر لتحقيق عائد استثمار أكبر بكثير:

• قم بإنشاء مواد تعليم إلكتروني يمكن إعادة استخدامها مرارًا وتكرارًا

سيساعد هذا في تقليل تكاليف التدريب ، ويمكن أن يكون طريقة رائعة لتعيين موظفين جدد في مواقع مختلفة في وقت واحد.

من تجربة eWyse: من الأفضل التأكد من أن المواد قابلة للتعديل بسهولة ، لذلك لن تكون هناك مشكلة في تنفيذ أي تغييرات ضرورية. على سبيل المثال ، تأكد من حصولك على مواد المصدر جنبًا إلى جنب مع الدورة التدريبية النهائية في حالة ما إذا كنت بحاجة إلى تعديل أمرين فقط في الدورة التدريبية. ترسل eWyse دائمًا المواد المصدر في حالة الحاجة إلى التحرير ، حيث يستغرق ذلك وقتًا ومالًا أقل بكثير مقارنةً بتطوير الدورة التدريبية من البداية.

• اختر أدوات التعلم غير المتزامن كلما أمكن ذلك

بهذه الطريقة ، يمكن للموظفين التعلم بالسرعة التي تناسبهم ولا يحتاجون إلى التواجد من أجل المشاركة في التدريب. هذه طريقة رائعة لتقليل تكاليف السفر.

من تجربة eWyse: تختار العديد من المؤسسات تدريب Virtual Led Training لأنه قد يبدو خيارًا أكثر اقتصادا. ومع ذلك ، فإن للنموذج الذاتي أو غير المتزامن العديد من الفوائد:

1. يمكن الوصول إليه بسهولة ويمكن استخدامه في أي وقت ومكان ؛ يمكن للمستخدم التنقل بسهولة عبر المواد بالسرعة التي تناسبه.
2. إنها أقل محدودية ، حيث يمكن ترجمة المواد ، ويمكن للمتعلمين إعادة الدورات لعدد غير محدود من المرات.
3. يمكن أن تكون الدورات أكثر تفاعلية وتأتي مع فحوصات المعرفة المضمنة.

• إذا كنت تستخدم برنامج Onboarding ، فحدد برنامجًا يعمل عبر جميع الأجهزة

بهذه الطريقة ، لا يحتاج الموظفون إلى شراء برامج إضافية أو تعلم نظام جديد.

من تجربة eWyse: هناك العديد من الدورات التدريبية العامة الجاهزة في السوق والتي تم تطويرها بالفعل بنظام LMS. هذا الحل لا بأس به إذا كنت بحاجة إلى حل L & D سريع وسريع. قد يتم إغلاق هذه الحلول وإغلاقها لأي دورات أخرى قد تقوم بتطويرها داخليًا أو مع شريك من وكالة التعليم الإلكتروني.

إذا كنت تهدف إلى الحصول على دورات تدريبية مخصصة ومسارات تعلم مخصصة في نظام إدارة التعلم الخاص بك ، ففكر في حل لن “يحبسك” في نظام إدارة التعلم المطور بالفعل باستخدام أداة تأليف مدمجة.

• عقد دورات تدريبية وتوجيهات خارج الموقع كلما أمكن ذلك

ستلغي الحاجة إلى شراء معدات جديدة ، وسيقدر الموظفون مرونة كل من الوصول إلى الأجهزة المحمولة والكمبيوتر الشخصي.

من تجربة eWyse: يعتقد الكثير من الناس أن الذهاب إلى الموقع ضروري. في بعض الحالات ، قد يكون هذا صحيحًا ، لكن في حالات أخرى ، يمكن أن يكون استخدام تقنية الواقع الافتراضي خيارًا رائعًا. يمكن أن يجلب لك الواقع الافتراضي إلى الموقع دون الانتقال من مقعدك. على سبيل المثال ، ألق نظرة على تجربة VR 360 هذه من eWyse ، والتي منحتها Adobe. في هذا المشروع ، يتم إحياء التاريخ ، ويمكن للمتعلمين استكشافه من خلال مقاعدهم المريحة.

التعلم العملي هو أحد أكثر طرق التعلم فعالية وكفاءة. اسمح للموظفين بتولي مهام ومهام صغيرة بمجرد ارتياحهم لأساسيات الوظيفة. سيساعد هذا في تقصير عملية الإعداد الشاملة وتسهيل قيام الموظفين بلطف بأدوارهم الجديدة.

من تجربة eWyse: يمكن تنفيذ المهام والواجبات العملية التي تختبر المعرفة بسهولة في دورة التعلم الإلكتروني ، مما يسمح للمتعلمين بتجربة ما تعلموه على الفور.

بفضل الميزانية الدقيقة التي تغطي أكثر من الأساسيات ، يمكنك التركيز بثقة على تعزيز عائد الاستثمار على موظفيك.

قم بتنزيل الكتاب الإلكتروني احصل على التعزيز الكامل في وقت قياسي: دليلك لتعزيز عائد استثمار الموظف على متن الطائرة للاندماج بسهولة وتوسيع موارد L&D الخاصة بك. ستكتشف كيف لا تنشئ ميزانية فحسب ، بل تلتزم بها من خلال الاستفادة من شريك الاستعانة بمصادر خارجية المناسبة والاستراتيجيات التي أثبتت جدواها.