اجعلها استباقية وليست مدمرة: قدم ملاحظات بناءة بالطريقة الصحيحة في مؤسستك

شجع العادات الإيجابية بملاحظات بناءة

قد يستخدم بعض الأشخاص التعليقات كوسيلة للتسلل إلى الإهانات العدوانية السلبية أو إبراز أوجه القصور لدى الشخص. في مكان العمل ، هذا غير مقبول على الإطلاق. يجب استخدام التعليقات كأداة إدارية لمساعدة الموظفين على الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة وتجاوز توقعات الشركة وتوقعاتهم الخاصة. اكتشف الطرق العديدة التي يمكنك من خلالها تحسين تقديم ملاحظاتك بجعلها تجربة إيجابية وبناءة.

كيفية تقديم الملاحظات بشكل صحيح

1. تحديد قيمة الملاحظات البناءة

تعتبر تقييمات الأداء الفصلية أو السنوية ممارسة شائعة بين الشركات – ولكن هل تعزز تحسين الذات وعادات العمل الاستباقية؟ التعليقات البناءة هي أداة اتصال أساسية تتناول العمل اليومي والتنمية طويلة المدى. يركز بشكل أساسي على التعرف على الإنجازات وتحديد أهداف جديدة مع الاقتراب من التحسين بطريقة قائمة على الحلول. الشركات التي تعرف كيفية الاستفادة من الملاحظات البناءة تكون أقل عرضة لدوران الموظفين ولديها معدلات رضا وظيفية أعلى. ما مقدار القيمة الإيجابية التي يمكن أن تضيفها التعليقات البناءة إلى عمليات شركتك وثقافتها؟ يعد تحديد المقاييس مكانًا جيدًا للبدء. إذا كنت تشعر أن شركتك تسير على الطريق الصحيح لتقديم ملاحظات مفيدة للقوى العاملة فيها ، فيمكن عندئذٍ استهداف مجالات التحسين بشكل أسرع وأكثر دقة.

2. تعرف على موظفيك

الخطوة التالية هي التعرف على القوى العاملة لديك. اكتشف كيف يستجيبون للتعليقات ويعملون باستمرار على تحسين أساليبك. في هذه المرحلة من العملية ، من الضروري أيضًا جمع البيانات حول نقاط قوة موظفيك ومجالات التحسين. سيسمح جمع هذه البيانات لإدارتك بالتركيز على خطة التغذية الراجعة الخاصة بالحل لمعالجة أي ثغرات وتخصيص استراتيجيتك. يمكنك وضع موظفيك في المقام الأول من خلال اكتشاف أفضل طريقة يحتاجون إليها للتعامل معهم في مثل هذه الأمور لضمان نموهم. علاوة على ذلك ، فإن تحديد الجرعة الصحيحة من المديح ، والتقدير ، والدعوة إلى العمل التي يستجيب لها موظفوك يمكن أن يساعد في إضفاء الطابع الفردي على عملية التعليقات. يفضل بعض الأشخاص اتباع نهج أكثر تدريجيًا لأنهم يسعون جاهدين للتحسين المستمر ، بينما يرغب الآخرون في رؤية الاعتراف بإنجازاتهم في الصدارة والوسط لإبقائهم متحفزين. قم ببحثك واعثر على التركيبة الصحيحة لكل عضو من أعضاء فريقك.

3. وضع خطة عمل

إن حجر الزاوية في الملاحظات البناءة هو إيجاد الحلول وليس إبراز المشكلات. التقدم ليس خطيا. وهناك صعودا وهبوطا. يُعد إظهار موظفيك أن هناك طريقة للخروج من فترات الركود هذه من خلال خطوات قابلة للتنفيذ طريقة رائعة لتحفيزهم وإشراكهم في ممارسة التفكير الاستباقي. بالإضافة إلى ذلك ، تضمن الملاحظات البناءة التواصل المفتوح من خلال تقليل فرص توقف موظفيك عن العمل أثناء الاجتماعات الفردية. يتيح هذا أيضًا لفريقك معرفة أنك موجود لمساعدتهم في العثور على اتجاهاتهم في المواقف التي قد يكون من الصعب معالجتها بأنفسهم. يمكن أن يؤدي وجود خطة عمل معدة مسبقًا للبناء عليها إلى تقليل التوتر وتشجيع التفكير الإبداعي. في هذه الملاحظة ، على الرغم من ذلك ، يجب أن يكون إنشاء الحلول جهدًا جماعيًا يشارك فيه كل من القائد والموظف بنشاط.

4. تحديد النجاح

تختلف المسارات الوظيفية والأهداف الشخصية والمهنية والتطلعات من موظف إلى آخر داخل شركتك. إن وضع افتراضات بأن كل عضو في الفريق يهدف إلى الحصول على مسيرة مهنية طويلة في الشركة هو تعميم يمكن أن يكون له تأثير مباشر على أسلوب إدارتك والطريقة التي تتعامل بها مع التعليقات البناءة. من المهم تصميم استراتيجية التغذية الراجعة الخاصة بك لكل موظف على حدة. وبالتالي ، في هذه المرحلة ، من المهم إعادة النظر في الطرق التي تحدد بها مؤسستك النجاح والاعتراف بكيفية تعيين كل عضو من أعضاء فريقك لمعايير النجاح الخاصة بهم. قارن كل قائمة وسلط الضوء على الأهداف المشتركة ؛ هذا هو الأساس الذي ستحتاج إلى تغطيته عند إعادة تعريف عملية تقديم الملاحظات. إذا أقر الطرفان وفهما تعريف الآخر للنجاح ، فإنهما يعرفان أين يستهدفان واجباتهما اليومية وما هي الحلول التي يجب اقتراحها عند الحاجة.

5. اجعلها غير رسمية

يمكن لجلسات التعليقات أن تضع الموظفين في حالة توتر إذا اعتقدوا أن شخصًا ما سيوجه أصابع الاتهام إلى جميع عيوبهم. قد يؤدي وجود جلسات تغذية راجعة غير متسقة أو غير متكررة إلى تفاقم التوتر الذي يشعر به بعض الأشخاص عندما يُطلب منهم مواجهة هذه المناقشات الفردية. لذا ، اجعل التعليقات جزءًا من ثقافة شركتك. يساعد دمج الملاحظات في روتين العمل اليومي على خلق بيئة غير رسمية يكون فيها الحوار المفتوح والبناء هو القاعدة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يحدد نظام التغذية الراجعة المتسق المشكلات في مرحلة مبكرة جدًا ، كما أن الحصول على التعليقات كجزء من ثقافة الشركة يعزز الشفافية والتعاون وحل المشكلات المستهدف. إذا لم تكن التعليقات بالفعل جانبًا رئيسيًا من ثقافة شركتك ، ففكر في البدء بسياسة الباب المفتوح لرعاية حوار يتدفق بحرية وجعل الأمور أكثر عرضية مع فريقك.

خاتمة

التعليقات ليست شيئًا نخاف منه ولكنه شيء يمكن أن يساعدنا في المضي قدمًا والتطور. تأكد من أن موظفيك يتلقون النوع الصحيح من الملاحظات. لا ينبغي التركيز على نقاط ضعفهم ؛ يجب أن تحتفل بنقاط قوتهم وتبين لهم كيفية استخدامها. يجب أن تكون التعليقات البناءة قائمة على الحلول ؛ إذا اخترت الإشارة إلى منطقة يمكن تحسينها ، فاقترح كيفية القيام بذلك. هذه فرصة رائعة لممارسة التعاطف وتنميته في شركتك ، بالإضافة إلى إظهار موظفيك أنك تهتم بتطورهم الشخصي.